Functie
Een functie is een (min of meer) wel omschreven pakket aan taken waarvoor een persoon de verantwoordelijkheid krijgt toegewezen.
Die functie kan vastliggen in een functie-omschrijving (op het werk) of in de statuten of het huishoudelijk reglement (in een verening).
Het pakket aan taken kan per situatie verschillen, maar voor een goede uitoefening van de functie moet duidelijk zijn welke verantwoordleijkheden er zijn voor welke taken.
Rol
Een rol is ook een pakket aan taken, maar dan nog even losgekoppeld van personen. Een rol bestaat uit een reeks van taken die onderling een consistentie eenheid vormen in een concrete situatie.
Dit betekent dat een rol geen juridische compo-nent heeft. Bij de omschrijving van de rol komt nog niet aan de orde wie de verantwoordelijkheid draagt voor de activiteiten.
De notulist als voorbeeld
In een vergadering heeft doorgaans iemand de functie van notulist, dus van een functionaris die verslag uitbrengt van de besluiten die genomen zijn en de redenen die aanleiding gaven tot dat besluit. Dat pakket aan taken geeft ook een duidelijke rol aan de notulist.
Maar bij aanvang van een volgende vergadering moet het verslag van de notulist goedgekeurd worden. Alle deelnemers aan de vergadering krijgen dan even de rol van notulist omdat zij allemaal als taak hebben om een correct verslag op tafel te krijgen.
Maar niet iedereen krijgt dan de functie van notulist. Die blijft voorbehouden aan de persoon die de opdracht heeft gekregen om verslag te maken van de bijeenkomst, inclusief de aanpassingen in het verslag van de vorige bijeenkomst.
Rollen zijn te omschrijven in takenpakketten
In feite kun je rollen binnen een organisatie of bedrijf omschrijven in termen van takenpakketten die gericht zijn op veel voorkomende activiteiten.
De rol van voorzitter is weer te geven in taken die allemaal vervuld moeten worden, |
|
zoals agenda bewaken, discussies entameren, besluiten voorbereiden, deelnemers aansturen, tijd bewaken, beslissingen nemen, etc.
Elke taak is nader in te vullen op grond van traditie, ervaring, afspraken en beslissingen die in het verleden genomen zijn.
Ook voor de rol van notulist en van deelnemer aan de vergadering zijn taken te omschrijven. Dat geldt ook voor eventuele toehoorders of genodigden bij specifieke onderwerpen.
Die taken blijven vaak impliciet, waardoor deel-nemers aan de vergadering in conflict kunnen raken. Maar het is dan weer een taak van de voorzitter om verschillen in interpretatie op te pakken en op te lossen.
Functies en rollen vormen een raster
Als al die rollen horizontaal op een rij onder elkaar staan, dan kun je verticaal de functies op een rij zetten: de voorzitter, de notulist, de deelnemers, de toehoorders en de genodigden.
Het is dan de bedoeling dat de taken uit de rollen opgepakt worden door de functionaris die zich moet richten op die taken.
De rol van voorzitter kan in principe door alle functionarissen opgepakt worden. Het is echter de bedoeling dat de persoon die de functie van voorzitter heeft bekwaam genoeg is om die taken uit te voeren.
Hoe minder bekwaam de persoon is, die de functie van voorzitter heeft, hoe vaker andere functionarissen even de rol van voorzitter oppakken.
Sommige rollen zijn niet het exclusieve recht van overeenkomstige functionarissen. Zo kan de persoon die de functie voorzitter heeft, zich ook de rol van deelnemer in discussies aanmeten. Maar hij moet er wel voor zorgen dat die deelname zijn functioneren als voorzitter niet gaat belemmeren.
Ook kan het zijn dat toehoorders zich mengen in de discussie en dus de rol van deelnemer op zich nemen, terwijl ze geen functie als deelnemer hebben.
De persoon met de functie voorzitter moet dan ingrijpen, zoniet dan kan een andere deelnemer die rol van de voorzitter overnemen en zeggen: "He, houd je mond jij. Jij hebt geen spreekrecht!". |
